Office Manager & Team Assistant (Vertretung)

Great teams don't happen by accident. It's about bringing people together, keeping things moving, and making everyday work feel easy.
‍

Wir suchen jemanden, der/die den Überblick behält, wenn vieles gleichzeitig passiert, gern für andere mitdenkt und Organisation als echte Stärke versteht. Wenn du Menschen magst, Dinge möglich machst und lieber anpackst, statt abzuwarten – let’s talk!

‍

Vertretung idealerweise ab November 2026 für 12 bis 18 Monate – in Teilzeit. 

‍

What you bring

• Erste Berufserfahrung im Office Management oder in der Teamassistenz – gern in einer Agentur, einem Start-up oder einem ähnlich dynamischen Umfeld
• Hands-on-Mentalität: Du packst an, wo es gerade gebraucht wird, und findest pragmatische Lösungen
• Erste Berührungspunkte mit HR-Themen sind ein Plus, aber kein Muss
• Freude daran, Events zu planen und Menschen zusammenzubringen
• Kommunikationsstärke, Fingerspitzengefühl und absolute Diskretion bei vertraulichen Themen
• Eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise und den Überblick, auch wenn vieles gleichzeitig passiert
• Eine Affinität zu Zahlen – Rechnungen, Belege und Tabellen schrecken dich nicht ab (Erfahrung mit DATEV und gute Excel-Kenntnisse sind ein Plus)
• Lust, bestehende Abläufe zu hinterfragen, weiterzuentwickeln und zu optimieren
• Deutsch (Muttersprache) und gutes Englisch
• Die nötige Gelassenheit, wenn gleichzeitig das Telefon klingelt, der Drucker streikt und das Team-Event ansteht

‍

What you do

• Verantwortung für unser Office – damit vom Empfang bis zur Küche alles rund läuft
• Erste Anlaufstelle für das Team bei allen (wirklich ALLEN) organisatorischen Fragen 
• Einkauf und Bestellwesen – von Büromaterial bis Ausstattung
• Koordination von Dienstleistern, Handwerkern und Hausverwaltung
• Planung und Organisation von Team-Events, Offsites und allem, was uns sonst noch so einfällt
• Interne Kommunikation, z. B. über unseren HR-Newsletter
• Unterstützung des Teams bei Terminen, Reisen und Ad-hoc-Themen
• Vorbereitende Buchhaltung: Belege sammeln, prüfen und zuordnen – und unserer Buchhaltung unter die Arme greifen
• Unterstützung in der HR-Administration, z. B. bei Onboarding und Offboarding
  ‍

What we bring

• Eine zentrale Rolle mitten im Team – bei dir laufen die Fäden zusammen
• Ein schönes Office mitten in Kreuzberg
• Kurze Entscheidungswege und echten Raum für eigene Ideen
• Die Möglichkeit, Office und Team Assistance aktiv mitzugestalten
• Handykostenpauschale sowie Fahrtkostenzuschuss
• Ein Team, das Teamwork lebt: motivierend, unterstützend, ehrlich